Direction des communications et des affaires juridiques
Direction des services professionnels et affaires médicales universitaires
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Chaque jour, nous manipulons des renseignements personnels dans le cadre de nos fonctions. Un courriel envoyé trop rapidement, un document imprimé inutilement ou un sac laissé sans surveillance peuvent suffire à compromettre la confidentialité des données et à ébranler la relation de confiance avec les usagers et les usagères.
Bonne nouvelle! Quelques réflexes simples, appliqués de façon constante, permettent de réduire considérablement les risques, sans alourdir le travail au quotidien.
Objectif : Protéger la vie privée des usagers et des usagères, et ce, sans alourdir le travail.
Les principes à garder en tête en tout temps
- Nécessité : je consulte et je partage seulement ce dont j’ai besoin pour faire mon travail.
- Dépersonnalisation : si possible, j’utilise un numéro de dossier ou une information non identifiante plutôt qu’un nom complet.
- Sécurité physique et numérique : je protège les documents et appareils (surveillance, rangement, verrouillage) pour éviter la perte, le vol ou l’accès non autorisé, avec des étiquettes de confidentialité ou des mots de passe robustes.
- Confidentialité : je fais circuler l’information uniquement entre les personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.
- Destruction : je détruis les renseignements personnels dès qu’ils ne sont plus nécessaires à leur utilisation prévue.
Avant d’agir : passez le mot!
- Avant d’agir, prenez un court moment pour vérifier si l’information est nécessaire, bien protégée et transmise à la bonne personne.
- Ai-je vraiment besoin de ce renseignement ou de ce document maintenant?
- Est-ce la bonne personne (destinataire) et le bon canal (courriel, impression)?
- Si je perdais ce document ou cet appareil dans la prochaine heure, quel serait l’impact de cette perte?
- Puis-je faire plus simple avec moins de détails, en utilisant un numéro de dossier?
Voici quelques conseils pour mieux comprendre les risques possibles et les bons réflexes à adopter au quotidien.
Exemple 1 — Utilisation de renseignements pour contacter une usagère à des fins personnelles
Situation : Une personne utilise des renseignements obtenus dans le cadre du travail pour contacter une usagère afin de la côtoyer en dehors des soins et services.
Risques : Atteinte grave à la confidentialité, bris de confiance, manquement aux obligations professionnelles, conséquences disciplinaires et légales.
Quoi faire :
- Utiliser les renseignements des usagers et usagères uniquement dans le cadre des soins et services, et seulement si c’est nécessaire.
- Se rappeler qu’un accès autorisé à un dossier ne justifie pas une utilisation hors mandat.
- En cas de malaise, de doute ou d’ambiguïté , consulter son ou sa gestionnaire.
Exemple 2 — Transmission d’information par courriel à une personne qui a quitté l’organisation
Situation : De l’information est transmise par courriel à une personne qui n’est plus employée avec une adresse encore active ou utilisée par habitude.
Risques : Communication non autorisée, diffusion à une personne non habilitée, incident de confidentialité selon le contenu.
Quoi faire :
- Vérifier le ou la destinataire avant tout envoi, surtout lorsque l’information est sensible.
- Faire attention au remplissage automatique des renseignements.
- Lors d’un départ, demander à la Direction des ressources informationnelles de retirer/désactiver l’adresse courriel et s’assurer que les accès de la personne concernée sont révoqués selon les processus établis.
- Éviter les automatismes en envoyant à des listes de diffusion sans valider les destinataires.
En cas d'incident, agir vite et sans hésiter
Un incident de confidentialité peut inclure la perte, le vol, l’accès non autorisé, l’utilisation non autorisée ou la communication non autorisée. Dans ce cas, il convient de :
- Confiner – Récupérer, sécuriser, interrompre la diffusion si possible.
- Aviser – Informer rapidement votre gestionnaire selon les mécanismes en place.
- Déclarer – Suivre la procédure de déclaration applicable.
Pour savoir comment déclarer un incident confidentiel, consultez l’extranet.
La confidentialité, c’est une culture et une somme de petits gestes
La confidentialité, c’est un geste de respect — et un réflexe collectif. Chaque fois qu’on vérifie un ou une destinataire, qu’on réduit les détails, qu’on range un document, on évite un incident et on protège la relation de confiance avec nos usagers et nos usagères.
Ouvrez l’œil!
Mais qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Pour tout savoir, consultez https://msss365.sharepoint.com/sites/SanteQc-SanteQuebecInfo/SitePages/DAIPRP-PRP-ACCUEIL.aspx
