Direction des communications et des affaires juridiques
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Savez-vous que :
- 45 % des heures travaillées sont perdues à chercher de l’information?
- 70 % des documents produits existent déjà totalement ou partiellement?
- 80 % de l’information produite n’est pas gérée selon les bonnes pratiques?*
Gérer ses documents, c’est simple et c’est un geste qui facilite le travail au quotidien. En effet, un environnement de travail bien organisé permet non seulement d’éviter la confusion, mais offre aussi une efficacité accrue et une tranquillité d’esprit.
On se lance ensemble
Tout commence par une décision : ne plus subir l’information, mais la mettre au service de nos projets et de nos ambitions. 1-2-3 GO, c’est parti!
Pré requis : je suis prêt ou prête, motivé ou motivée à enclencher un ménage simple et efficace !
Les étapes à suivre :
- Je commence par bloquer 1 heure par semaine dans mon horaire, afin de me concentrer sur mon projet de ménage. Ce temps réservé, c’est un investissement qui rapporte dès la première semaine.
- Je procède d’abord à la destruction des encombrants. Ces documents, souvent inutiles (versions préliminaires, brouillons, copies), font juste du bruit et prennent de l’espace.
- En libérant rapidement de l’espace, je me rapproche d’un environnement plus clair et productif.
- Je repère facilement les documents essentiels à mes projets et mandats au milieu de cette paperasse.
- En détruisant rapidement ce qui encombre, je gagne un temps précieux et je facilite mon quotidien, que ce soit sur Teams, courriels, dossiers informatiques ou classeurs papier.
Mon environnement de travail doit être opérationnel, pas un musée de documents
Un document doit prouver qu’il est utile pour qu’on le garde, sinon, il doit partir. La simplicité du geste amène une grande valeur : chaque document conservé a une raison d’être.
- Il y a des documents importants que j’ai créés, mais dont je n’ai plus besoin, que faire avec mes projets et mandats terminés?
- Je ne laisse pas les documents du passé alourdir mon présent. Je ne suis pas le gardien ou la gardienne du passé, je suis le moteur du présent.
- Puisque je suis propriétaire de ces documents, je transfère la responsabilité de leur conservation aux bonnes personnes soit l’équipe de la gestion documentaire. Cette action est simple, mais elle clarifie mon espace et mon esprit.
Si vous hésitez à vous départir de certains documents, rappelez-vous : s’ils sont archivés, ils seront conservés et vous pourrez toujours vous adresser aux archives administratives de l’équipe de la gestion documentaire pour les consulter.
La ligne d’arrivée est proche : place au sprint final!
- Je garde à portée de main les documents liés à mes projets et mandats en cours.
- Pour les organiser, rien de plus simple :
- Je regroupe mes documents dans des dossiers adaptés.
- Je classe mes dossiers et, au besoin, je rassemble tout sur une activité, un projet ou un mandat.
- Je m’assure d’identifier chaque dossier et de nommer clairement chaque document. Un geste simple qui apporte une grande valeur.
Voilà, le projet de ménage est terminé. La ligne d’arrivée est franchie, et mon environnement de travail est transformé : fini le chaos, place à une piste de réussite.
En ayant simplifié la gestion, j’ai maximisé la valeur de chaque document.
Avantages d’un environnement de travail propre :
- Repérer facilement tous mes documents, sans effort.
- Faire le tri : éliminer les inutiles, garder les essentiels.
- Classer et nommer chaque nouveau projet dès son arrivée.
- Naviguer facilement grâce à des dossiers complets et bien organisés.
- Simplifier la collaboration et le transfert de connaissances
En somme, simplifier la gestion de mes documents, c’est rendre mon travail quotidien plus facile, moins stressant et plus efficace. Cela garantit la continuité, sécurise l’information et permet de réellement servir l’organisation, tout en évitant que l’information ne devienne un frein.
Pour vous guider et aller plus loin dans votre ménage, consultez les formations et aides-mémoires disponibles sur l’extranet.
* Sources :
https://www.gartner.com/doc/reprints?id=1-2LBE9ZHQ&ct=250626&st=sb
