Direction des Ressources informationnelles
Direction SAPA — Hébergement
Direction des Soins infirmiers
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Sujet de l’heure et chantier en cours depuis plusieurs années, la transformation numérique du CCSMTL s’étend maintenant aux milieux de vie de nos usagères et usagers. On a beaucoup entendu parler du projet des Séjours numériques en CHSLD, notamment de l’informatisation de 80 % des notes cliniques aux dossiers. Ce rêve est enfin devenu une réalité dans 8 centres d’hébergement.
Alors que cette petite révolution est actuellement en marche vers d’autres centres, le Rendez-vous a rencontré l’équipe projet, ainsi que des gestionnaires et infirmières du Manoir de Verdun, pour recueillir leurs impressions après le lancement réussi des premiers CHSLD sans papier.
Un projet qui promet!
Face à la nécessité de moderniser les façons de faire et de simplifier la tâche des équipes de soins dans les milieux de vie, la direction des Ressources informationnelles (DRI) a collaboré avec la direction SAPA-Hébergement, la direction des Soins infirmiers (DSI), la direction des Services multidisciplinaires (DSM), la direction des Services professionnels et affaires médicales (DSPAMU) et les archives pour déployer une solution informatique aux objectifs ambitieux :
Informatiser les notes cliniques avec une solution adaptée aux médecins, professionnel.le.s — ergothérapeutes, physiothérapeutes, nutritionnistes, techniciens en réadaptation, pharmaciens et pharmaciennes, hygiénistes dentaires, intervenants et intervenantes en soins spirituels — infirmières et infirmières auxiliaires, pouvant être déployée dans tous les CHSLD.
À l’heure actuelle, 8 CHSLD ont pris ce virage numérique : Ernest Routhier, Manoir de Verdun, Hôpital chinois, Paul-Bruchési, Jean-De-la-Lande, Yvon-Brunet, Saint-Henri et Des Seigneurs.
Dorénavant, toutes les équipes ciblées enregistrent leurs notes, remplissent les formulaires et font le suivi des dossiers de leurs patients et patientes de manière majoritairement informatisée, dans une solution spécialement pensée pour simplifier leur quotidien et augmenter l’accessibilité des informations:
Gustav, éditeur de notes, permet d’inscrire les notes cliniques, de consulter le dossier CCSMTL des résidents et résidentes et d’y ajouter des formulaires. Le digne remplaçant des dossiers papier et du stylo sur les étages assure la clarté, le partage et la fluidité de l’information.
Une fois un document rempli dans Gustav, il est automatiquement envoyé dans Oacis, le dossier électronique permettant d’enregistrer toute l’information concernant les usagers et usagères.
Tout le personnel ayant accès à Oacis peut alors consulter les notes cliniques, dans toutes les installations du CCSMTL.
Un travail de longue haleine
Dès 2022, Grace Chuang, conseillère en soins infirmiers — Informatisation clinique, à la DRI, a réuni les parties prenantes de toutes les directions concernées afin de garantir le respect des besoins de chacune d’entre elles, pour une efficacité optimale dans l’ensemble des installations.
Harmonisation des formulaires, définition des besoins en équipement, étude du réseau de connexion, structure et planification… Après un travail colossal, le projet pouvait commencer!
Grace précise : «L’utilisation des formulaires et des outils peut être différente sur le terrain.
On a révisé les formulaires en tenant compte de toutes les réalités terrain. On a beaucoup travaillé auprès de toutes les parties prenantes pour s’assurer de bien s’adapter à leurs besoins et leurs pratiques.
Et Victor est arrivé. MERCI Victor! [rires]»
Victor-Alexis Pacaud, responsable de la mise en place du projet dans les CHSLD, a piloté le déploiement de l’informatisation des centres. Avec son équipe, il a assuré la mise en œuvre, la formation du personnel, le suivi, et bien d’autres tâches essentielles.
Tout d’abord stagiaire au sein de la DRI, il est entré en fonction avec l’immense défi de lancer l’informatisation des installations.
Objectif? Transformer les gros classeurs papier, et les amener sur ordinateur!
Petite étape après petite étape, toujours présent pour les équipes, il a aidé les médecins, professionnel.le.s et membres du personnel infirmier à s’engager dans un virage numérique plus que nécessaire, tout en douceur!
- Informatisation des notes et des signes vitaux
- Refonte d’une cinquantaine de formulaires
- Distribution d’ordinateurs portables à chacun et chacune des médecins et professionnel.le.s
- Installation de 3 postes informatiques fixes et de 2 ordinateurs portables par étage, pour les infirmières et infirmiers
- Adhésion totale de l’ensemble du personnel
Entre octobre 2023 et mars 2025, les équipes de 8 CHSLD ont révolutionné leurs pratiques, en toute efficacité.
Le soutien, clé de la gestion du changement
Pour celles et ceux qui travaillent avec un ordinateur au quotidien, le papier n’est plus qu’un lointain souvenir. Mais sur le terrain, auprès des patients et patientes, la réalité est toute autre. Et bien que cela semble naturel pour le personnel administratif, le personnel clinique n’utilise pas toujours d’outils informatiques dans son quotidien.
Victor-Alexis est bien conscient de l’ampleur du changement qu’il amène avec lui dans les équipes et leur offre du soutien en tout temps, pour assurer la transition la plus fluide et la plus simple possible.
Il précise : «Il y a des médecins, professionnel.le.s et infirmières qui travaillent en hébergement depuis 10, 15, 20 ans ou plus avec leurs classeurs et formulaires papier. Et nous, on arrive et on leur dit qu’on va retirer les formulaires papier et utiliser un ordinateur à la place, et qu’il faudra taper les notes sur un clavier et utiliser une souris. C’est un gros changement.
La formation et la littératie numérique étaient donc de gros enjeux dans le processus.»
Une formation sur mesure
Parce que sur le terrain, le temps est précieux, les formations et le déploiement sur le terrain devaient être aussi rapides qu’efficaces.
Sur les sites pilote (Manoir de Verdun et Ernest Routhier), une équipe de 5 personnes était présente pour accompagner le personnel dans ce bouleversement, une unité après l’autre.
Alors que les médecins et professionnel.le.s, dont le nombre est moindre, suivaient des formations individuelles ou en petits groupes, il fallait former près de 100 infirmières, et leur permettre de travailler en toute confiance avec leurs outils. Un défi que les équipes de formation comme les membres du personnel ont relevé haut la main, grâce au soutien sans faille de Victor-Alexis et ses collègues.
Présent.e.s pendant tous les quarts de travail, de très tôt le matin à très tard le soir, les formateurs et formatrices étaient à l’entière disposition des personnes formées pour leur permettre d’apprivoiser leurs nouveaux outils et leurs méthodes.
Victor-Alexis précise, «En sortant de la formation, la plupart des infirmières étaient plus stressées qu’au début! Elles avaient reçu beaucoup d’information et devaient tout de suite se lancer sur le terrain. Mais on les a ensuite accompagnées dans leur quotidien et on les a vues devenir de plus en plus à l’aise rapidement. Dès la fin de la semaine de pratique sur le terrain, la plupart des gens étaient autonomes!»
Selon Grace et Victor-Alexis, le changement a été bien accueilli sur les sites, et toutes les personnes concernées se sont mobilisées pour faire du projet un succès
Résultat : une formation théorique et pratique, une maîtrise fonctionnelle du logiciel et de nouvelles méthodes de travail adoptées en un délai record de 2 semaines. Le tout, en travaillant auprès des usagers et usagères sur les étages!
Une preuve de plus, s’il en fallait, de l’engagement authentique des équipes cliniques envers la qualité des soins et services, et envers l’organisation.
Prochaines étapes?
Grâce au succès du déploiement des 2 sites pilotes et de 6 sites supplémentaires, le nouvel objectif est de déployer la solution aux 9 autres centres d’hébergement du CCSMTL.
Les équipes de ces centres pourront compter sur des leaders de la direction SAPA Hébergement, ayant reçu la formation adéquate pour déployer Gustav et Oacis dans les équipes cliniques.
Satisfait, Victor-Alexis confie : «C’était mon premier gros projet au CCSMTL, c’était un très beau projet! Au final, c’était très enrichissant sur le plan humain. On a pu connaître tout le monde, créer un véritable lien avec les gens, en les accompagnant. C’est agréable de voir tout notre travail en place dans les mains des infirmières et de voir que ça fonctionne. C’est impressionnant de voir que les gens peuvent maintenant s’en sortir sans nous et que l’on peut les laisser travailler en toute confiance!»
Sur le terrain
Bien plus qu’un simple projet, l’informatisation se poursuit en continu. Dans les CHSLD sans papier, ces nouveaux outils transforment la tenue de dossier, mais aussi la pratique infirmière et le travail des gestionnaires.
Au Manoir de Verdun, toutes et tous ont embarqué dans l’aventure sans hésiter. Après quelques mois d’utilisation, plusieurs d’entre elles ont partagé leur enthousiasme:
«Je suis infirmière depuis longtemps alors passer du papier à l’informatique a été une phase délicate. Mais aujourd’hui, je ne pourrais pas m’en passer. C’est vraiment une facilité pour nous de retrouver toutes les données des résidents et résidentes sur un seul logiciel. C’est un bon gain de temps.
La collaboration est fluide et la recherche d’information est aussi plus facile. Pour un centre d’hébergement qui doit gérer beaucoup de dossiers et beaucoup de paperasse, c’est très bénéfique.
C’est une belle expérience et maintenant toutes les infirmières du Manoir sont ravies de travailler avec ce logiciel. Quand ce sera déployé aux autres centres, ce sera encore mieux!»
«Ça a changé beaucoup de choses. Avec les dossiers papier, on devait se déplacer sans cesse sur les 11 étages avec nos dossiers, aller porter nos notes, déchiffrer celles des autres. Sans compter les feuilles perdues ou mal classées… Maintenant, j’arrive le matin, je consulte les dossiers sur mon ordinateur, je peux organiser ma journée, rentrer mes notes entre 2 rencontres. C’est beaucoup plus efficace.
Gustav offre beaucoup de fonctions et il est très convivial. Il est intuitif et facile à utiliser, il me fait gagner beaucoup de temps. Ça m’aide beaucoup! Il y a beaucoup d’avantages pour nous, et donc pour les usagers et usagères. Je ne voudrais jamais revenir au papier!»
«C’est vrai que c’est anxiogène de changer nos pratiques. Mais on a bénéficié d’un accompagnement main dans la main. Victor était disponible tout le temps. Il nous a offert de la formation théorique, mais il nous a aussi accompagnées avec les infirmières pour améliorer les compétences. Et l’anxiété s’est aussi résorbée, c’était fluide au final.
L’équipe projet a fait toute la différence. Ça a très bien été et le soutien était la clé de ce succès. Le soutien et la disponibilité du matériel informatique ont été les clés du succès du projet. C’était presque trop facile.
J’ai vécu beaucoup de changements informatiques et celui-ci est de loin le meilleur!»
«Le fait que les infirmières utilisent maintenant un ordinateur pour travailler a changé beaucoup de choses. C’est devenu leur outil de travail quotidien, donc elles consultent plus leurs courriels, on communique différemment. C’est plus facile à de nombreux niveaux.
Du côté de la conformité aussi, ça nous aide beaucoup. On sait qu’on utilise les bons formulaires, au bon moment, et que l’on respecte toutes les normes. C’est aussi une grande valeur ajoutée.»
«C’est une fierté pour les membres des équipes de pouvoir travailler sur des ordinateurs et d’avoir pu s’adapter si facilement et rapidement. C’est un outil de plus pour nous.
On a hâte que ce soit déployé à tout le monde!»
«Le côté positif c’est le fait qu’il y ait moins de perte de documents. Tout est informatisé, la clarté de l’information est améliorée. Les informations circulent de manière fluide. On avait des commis qui faisaient des photocopies, qui vérifiaient la disponibilité de formulaires. Ces personnes peuvent faire autre chose maintenant!»
Quelques mois après ce changement de paradigme, Gustav fait partie intégrante du travail des équipes cliniques. Comme dans tout grand changement, il reste toujours des points à améliorer, mais avec le soutien de l’équipe projet, le personnel a l’assurance de pouvoir faire des ajustements en temps réel, dans des délais très rapides.
Parce que toutes et tous ont su créer une synergie collaborative qui les guide dans cette transformation de taille, le projet a de beaux jours devant lui. Quant au travail en multidisciplinarité qui a fait de cette expérience un si beau succès, il a jeté les bases de méthodes innovantes et humaines, dont chacun et chacune des membres de notre organisation saura sans aucun doute s’inspirer pour continuer à faire avancer le réseau de la santé et des services sociaux.
Comme le dit si parfaitement Grace Chuang : «Ça a été le bon projet, au bon moment. On a tous et toutes un morceau de casse-tête, et on l’a posé pour réaliser un tout.»
Merci à Victor-Alexis Pacaud, à Grace Chuang, à Nisrine Asmar et à leurs équipes pour leur présence et leur soutien.
Merci aux équipes des CHSLD qui malgré un quotidien bien chargé auprès des résidentes et résidents ont accueilli ce changement avec ouverture d’esprit et enthousiasme.
Bravo pour cette belle réussite! Nous vous souhaitons d’aussi beaux succès dans les autres CHSLD.
5 commentaires
Quel beau projet!!! Ça démontre clairement le leadership des équipes du CCSMTL car nous sommes les premiers CHSLD publics à faire cette conversion pour se sevrer d’un dossier «papier»! Bravo à tous et merci de votre implication; nous poursuivons nos projets afin d’étendre cette belle solution à tous nos sites.
Bonjour Mesdames et Monsieur,
Je vous remercie du fond du cœur pour votre engagement indéfectible et votre soutien pour la réalisation de ce projet et l’implantation au CHSLD Manoir-De-Verdun.
Votre bienveillance et votre encouragement ont été précieux lors de l’implantation et la réussite du projet.
Je suis persuadé que votre engagement continuera à être fructueux et je vous remercie encore une fois pour votre engagement et compréhension.
Nasser Zerdani
Chef d’activité du Manoir De Verdun
Bravo à toutes les équipes qui ont accueilli ce changement important. Merci à l’équipe qui a soutenu ce projet et qui a cru en sa réussite. C’est un grand investissement pour plusieurs personnes mais c’est aussi une grande avancée pour l’informatisation en CHSLD!
Bravo à tous les contributeurs!
J’ai bien hâte de passer au CHSLD sans papier aussi !
N.B: Il y a une correction à faire a/n du titre professionnel : techniciens en réadaptation. Le bon titre est Technologue en physiothérapie.