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Ça fait des semaines, voire des mois que vous les attendez ; les vacances estivales sont enfin arrivées !
Vous les avez réfléchies, planifiées au quart de tour. Chaque minute est organisée (ou pas…!) pour en profiter pleinement.
Mais avez-vous pensé à planifier votre départ ET votre retour au travail? Voici quelques astuces simples pour vous libérer l’esprit.
- Demandez votre congé à l’avance
Informez-vous auprès de votre gestionnaire pour connaitre les périodes de demande de congé. Dès que vous avez une approbation pour la période soumise, commencez à planifier vos vacances!
- Informez votre équipe, vos clients et clientes, et vos collaborateurs et collaboratrices
Informez, de façon verbale ou par courriel, tout votre entourage professionnel de votre absence.
- Quelques semaines avant de partir, ajoutez une note au bas de votre signature courriel. Par exemple : Veuillez noter que je serai en vacances du 15 juillet au 5 août inclusivement.
- La veille de votre départ, enregistrez votre message d’absence téléphonique (s’il y a lieu) et la réponse automatique de vos courriels. Voyez la marche à suivre ici.
- Il est important de mentionner les dates de votre absence dans ce message, ainsi que les coordonnées de la personne à joindre en cas d’urgence, s’il y a lieu. Consultez les bonnes pratiques en matière de réception de courriel ici.
- S’il y a des suivis à faire pendant votre absence, listez les personnes que vous devez contacter, celles que vous devrez prévenir de votre absence et celles avec qui vous avez des projets en cours. Ainsi, vous verrez plus clair dans ce qui vous reste à faire pour chaque projet. N’oubliez pas de mettre vos clientes et clients en contact avec le ou la collègue qui s’occupera de ce dossier!
- Planifiez les tâches à faire avant de partir
Il est normal d’avoir une légère surcharge de travail à son retour de vacances. Toutefois, il est (parfois) possible de diminuer cette surcharge en se préparant à l’avance.
- Faites une liste des tâches à faire avant de partir, par niveau de priorité.
- Quand une tâche est terminée, cochez-la. C’est très satisfaisant, vous verrez!
- Comptez les jours avant de partir. Optionnel, mais recommandé si on veut se motiver.
Une bonne organisation est nécessaire pour assurer une continuité du service et ne pas nuire à vos collègues lors de votre départ en congé.
- Organisez votre retour
- Faites une liste des tâches à faire au retour (diminution du stress garantie!). Écrivez tout ce qui vous passe par la tête. Prendre des notes sur papier permet de se libérer la tête, de diminuer le stress et de mieux – et plus – vous déconnecter pendant vos vacances.
- Bloquez du temps dans votre agenda la semaine suivant vos vacances pour répondre aux courriels reçus pendant votre absence et travailler sur les dossiers importants.
- Si possible, ne planifiez aucune rencontre importante pour la première journée suivant votre retour. Cette journée est consacrée à vous mettre à jour.
- Débriefez : Planifiez une rencontre avec vos collègues qui ont pris vos dossiers pendant votre absence.
- Déléguez
Si votre travail dépend de celui de vos collègues (et vice-versa), n’hésitez pas à les prévenir et à organiser votre départ en conséquence.
- Préparez ce qui peut être délégué, en considérant la charge de travail de vos collègues.
- Avec votre gestionnaire, choisissez à qui vous pouvez confier vos dossiers pendant votre absence.
- Préparez les dossiers à déléguer. Allez-y logiquement en classant les choses à faire, de la plus urgente à la moins prioritaire.
- Au besoin, organisez une rencontre afin de coordonner les tâches avec vos collègues et leur expliquer les dossiers en cours.
- Laissez une trace écrite : écrivez ce que vous avez expliqué. Et demandez aux personnes à qui vous confiez vos dossiers de vous rédiger une note vous expliquant ce qui s’est passé pendant votre absence.
- Rangez, triez, classez, jetez
Quelques jours avant de partir:
- Rangez et nettoyez votre espace de travail.
- Classez vos dossiers papiers et numériques.
- Triez vos courriels et classez-les. Il n’y a rien de moins plaisant que de revenir avec une boite de courriel pleine de vieux messages!
- Faites un tri des objets dont vous n’avez plus besoin : stylo qui ne fonctionne plus, notes, etc., et jetez-les.
- Déconnectez-vous
Quand tout est planifié, délégué et ficelé, partez l’esprit tranquille!
Pour décrocher totalement (ou presque) :
- Si possible, désinstallez les applications reliées au travail sur votre téléphone ou désactivez les notifications (Teams, Outlook, etc.)
- Éteignez votre téléphone professionnel (en n’oubliant pas d’enregistrer un message d’absence).
- Prenez une grande respiration, mettez-vous en mode « vacances » et quittez le bureau!
Pendant les vacances
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