Sylvie Carle, Service des communications et du marketing
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Sous la recommandation des experts de la Direction des ressources informationnelles (DRI), notre établissement a opté pour l’implantation d’un système informatique éprouvé et approuvé par le MSSS afin de soutenir le processus de vaccination massive de notre personnel et de la population du territoire du CCSMTL avec efficience. Il s’agit du Dossier vaccinal électronique (DVÉ), un système fiable et sécuritaire tant pour la santé des usagers que pour la collecte des données.
Des conditions et des défis de taille étaient en jeu au moment de choisir le système informatisé pouvant répondre aux critères cliniques et logistiques d’une vaccination de masse fluide et efficace. L’objectif premier de l’informatisation du processus devait permettre de réduire les « goulots d’étranglement » possibles, de rendre chaque étape de la vaccination plus aisée, plus efficace et sans risque de contamination, tout en offrant une meilleure qualité des données récoltées. Ce qui fût fait !
Sergio Fernandez, directeur de la DRI, et Nathan Lavigueur, directeur adjoint à la DRI, ont travaillé en étroite collaboration avec les leaders du projet vaccination avant d’opter pour l’intégration de ce système. En association avec le docteur Louis-Xavier D’Aoust, coordonnateur médical de la campagne de vaccination, et en partenariat avec Telus Santé, messieurs Fernandez et Lavigueur et leur équipe ont mené ce projet à terme en seulement trois semaines, sept jours sur sept et presque 24 heures sur 24.
Intégration progressive du système
Une première borne d’enregistrement informatique a été testée et rodée à l’occasion d’une simulation sur le site de vaccination du Palais des congrès de Montréal avant que les quatre autres bornes soient installées à l’entrée de chacun des parcours en prévision de la journée de vaccination du 4 février, réservée aux travailleurs en santé du CCSMTL.
De quoi est capable ce système?
Enthousiastes et confiants de l’atout informatique que présente le DVÉ, Nathan Lavigueur et Sergio Fernandez nous livrent les fonctions, les caractéristiques, les qualités et les avantages de ce système standardisé et accessible.
Fluide, sans contact, sans papier, qui réduit les risques de contamination
De l’enregistrement de la personne sur Clic Santé à la gestion des rendez-vous pour la seconde dose, le système DVÉ accompagne le processus de vaccination avec une économie de temps substantielle et essentielle en contexte pandémique. Le système DVÉ étant intégré au système de rendez-vous Clic Santé, les données sont automatiquement transférées au système de vaccination réduisant du coup les risques d’erreur de saisie ainsi que le personnel administratif requis. Il permet aussi d’augmenter la qualité des données.
Ainsi, 72 heures avant son rendez-vous, la personne reçoit un courriel pour effectuer une mise à jour de ses informations personnelles. Arrivée sur place, elle n’a qu’à présenter sa carte d’assurance maladie pour s’auto-enregistrer à une borne informatique, sans contact, et confirmer ainsi sa présence à son rendez-vous. Elle pourra alors se diriger immédiatement au prochain poste pour une brève évaluation clinique.
Il n’y aura aucune saisie de données à faire par la suite tant pour remplir le formulaire de vaccination électronique, qui est dynamique et intelligent, que pour apposer une signature électronique de consentement ou pour générer l’étiquette de la preuve vaccinale. Seule la carte d’assurance maladie numérisée permettra d’identifier la personne et de détecter l’infirmière qui a saisi les informations.
En quelques clics et quelques minutes, la personne aura été vaccinée et n’aura qu’à attendre 15 minutes à la salle d’observation, en cas d’une réaction au vaccin.
Pendant ce temps, un processus de double saisie des données dans le système SI-PMI est assuré pour la portion médicale et la reddition de compte des données réelles et en temps opportun au Ministère par une équipe d’agents administratifs.
Enfin – le système étant hébergé dans un nuage informatique -, il devient alors accessible aux cliniques de vaccination mobiles en activité sur le territoire montréalais.
Nous saluons ce tour de force de l’équipe de la DRI pour sa compréhension fine des besoins et pour sa réponse prompte et avisée à cette requête singulière.
